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 -勤務シフト作成時間を効率的に行う-
  展示会や、プロジェクトで多くの人員を配置しなければいけないシフト管理を行う。
 100名や200名ではなく、1000名単位(ここでは2500名)のシフトを手際よく作成してみる。

プロジェクトのシフトとなると、どのようなものを思い浮かべるでしょうか?短期的に行われる展示会の勤務シフト、或いは短期的に行われるプロジェクトのような一つの目的を効率よく行うために人員配置を行う方法など、様々な事例が考えられます。
ここでは、大量人員のシフト、つまり、多くのアルバイトを使ったシフトアサインの事例をご紹介します。




介護施設の場合

飲食業の場合

コールセンターの場合

短期要員管理の場合



基本スキルの醸成。
短期間のプロジェクトでは、
作業を或いは業務を効率的に行うためにある程度の教育が必要となります。
研修を受けてもらうにも100名や200名ならいざ知らず、2000名ともなると、その作業だけでも膨大な量となります。
1日150名~200名前後を本人達の希望する時間帯にアサインしなければいけません。
これを、紙に書いたものを受け取り、一般的なソフトウエアに入力するということは、その作業だけでも仕事量が大量であるだけではなく、間違いが頻発する元ともなります。実際、表計算のソフトウエアが使い慣れているのでということで、それを活用していた例がありましたが、入力の時簡に数日を要し、且つ、間違いの修正で膨大な時間が失われていた事実もあります。

そこで。
Step1:事前に研修を受入れることが可能な人員を各人に公開し、携帯電話等を受入口としたシステムを活用し、自主申告を受付けつける方法を構築します。
与件としては以下のような内容です。
○1日に三回の研修が行われるが、研修にはステップがある。
○研修の期間は限られているが、その期間が過ぎても断続的な研修の受け入れを可能にする。

本格稼動でのシフトアサイン
2、本番では、勤務可能な時間帯を3コマに分割し、本人からの申請に基づき最大2コマの連続を認め、且つ、週間の労働時間を28時間を超えないようにアサインを行う。
○各人からの勤務は日々流動的に募集する
○必要な人員を必要な数だけ自動配置する
○各配置枠に均等にアサインできるようにする。

このような、短期プロジェクト系では、勤務シフトに対する考え方が、研修時と稼動時で異なるため、スキーム自体を分けて捉えないければいけません。AにBもつくという考えで膨らましてしまうと、たいそうなプログラムになってしまい、コストパフォーマンスが落ちてしまい、本来の効率化が大きく損なわれてしまいます。

先ず、研修を行う場合の勤務シフトの作り方が先にきます。当然、研修とはいっても、学生さんのアルバイトを活用する場合など授業があったり、或いは部活を行っている人もあったりと、十分な人員を確保するために、○月○日に来てくださいという一方的なアナウンスでは、大量人員の確保は難しいと考えます。
ここはやはり、ある程度の自由度を認める必要もありますし、気楽さを表面に出して起きませんと、閉塞感が出てしまい、本末転倒になってしまいかねません。
選択が出来る幅を持たせるということは、選び手にとっても安心感が生まれます。とはいっても、自由になされるがままに集めたのでは、その後の調整に担当者が膨大な時間を強いられてしまいます。これも又本末転倒です。

その為には、企業側で曜日毎に必要(可能)な人員を定めておき、そこにエントリーをしてもらうというのがもっとも好ましい方法です。
実際、紙で集めますと、その整理だけで1人に1分かかったとして、一つの研修に対し、2500名ですと単純計算で2500分となります。時間にしますと、約42時間、研修をベーシック、レギュラー、アドバンスと3つに分けた場合、3倍で126時間かかることになります。3名で休まず労働したとした場合、1日当たり8時間の稼動で5日間かかることとなります。

これを、上記のようなシステムに置き換えることで、1人でアサインだけで見れば数分で終わることになります。

次に、それぞれにスキルが充実し、本格稼動でのアサイン(人員割当)になります。
ここでは、前述のような出勤自体に目的があるわけでもなく、ただ作業者として一定の量をこなしていかなければいけない業務となってきます。スキルの構成も考えなければいけませんし、また、各人の勤務希望も出てきます。しかし、勤務希望は往々にしてこちら側の思惑通りにうまく均等になってはくれません。そこで、勤務可能者を均等に配置を行う仕組みづくりが求められます。
これは、そのように配置を行うロジックを組み立て、プログラム化する以外に方法は無いと考えます。10名や20名ならいざ知らず、2000名を超える人員をアサインするには、ソフトウエアの力を借りるのが一番であると考えます。

次に、求められるのは、実際の運営ではどうしても急な休みが発生しやすいものです。このような状況も加味し、それに対処する仕組みづくりも欠かせません。アナログな方法としては、非番者に電話を掛け捲るという方法も一考です。しかし、効率と偏りいう2つの点から、好ましいとはいえません。
ここでは、最新のIT機器を活用するのがもっとも好ましい方法であると思われます。最新のIT機器を活用することで、来るべき人が来ていないこともリアルタイムに把握することが可能となり、人材配置ロスが軽減されます。

※弊社、ワークナビはこのような仕組みにも対応したカスタマイズが自由自在に行えます。先ずは弊社にご相談ください。
勤務シフト収集イメージ


三交代の勤務を考える
24時間勤務に代表される三交代制の勤務シフトをどのように作成するか。

日別要人員の配置を考える。
事前準備としての日別要人員を明確に定義をしよう。

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看護師の勤務シフトはスキルや可能日を考慮し、作成しなければなりません。
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勤務シフト表を作成するに当たり、前提となる条件を整理しておく必要があります。


アルバイトのシフト作成を考える
雇用が安定しない(時間の確保が一定でない)アルバイトは時間であつめる必要があります。


財務諸表論理論暗記講座

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