アルバイトのシフト管理を考える/ワークナビ
ワークナビTOPへ

   ワークナビTOP業種別>アルバイトのシフト管理を考える

アルバイトのシフト管理(勤務シフト)を考える

固定的に雇用された人達のシフト管理は比較的容易?だということはよく聞きます。
反面、雇用が流動化しているアルバイトの勤務シフトを設定することは比較的困難だといわれます。
理由は、彼・彼女らの価値観が、アルバイトが主ではなく、学業や遊びに重きを置いているためで、拘束力が中々図れないところにその本質があります。
事業者側では、それでも必要な人員を確保しなければならず、面接時に就業可能な時間帯を予め聞いてはいるものの、「すみません、その日はゼミで、その日は○○で・・・」ということになってしまます。

そこで、出られる日を予め登録して、その中でシフトを編成するという体系になってしまうのです。ここで、出られる日を登録するという作業に、わざわざお店に出向くという面倒さがあります、これは、バイト者にとって非常に面倒なことなのですが、事業者側はそんなのはお構い無しです。確かに、出られる日を聞いて断られる不快感を思えばこんな楽なことは無いのですが、雇用の確保とモチベーションの高揚という視点からはあまりほめられないのではないかと思います。

ここで考えて欲しいのは、CSを大切にしている事業者がESを大切にしないということです。結果、従業員の寄りつきが悪くなり、結果CSを劣化させているという実態です。実際、このような体系でアルバイトのシフトの収集をしているアルバイトに対し、聞き取りのサーベイを行ったことがありました。
お店は嫌いでないが、わざわざお店にシフトを届けにいくのは大変、急な用事でいけなくなれば、他の人にシフトが入ってしまい、生活もあるので別なバイトを探し、やがて疎遠になっていくということを話してくれました。
また、シフトが確定してからも大変だといっています。毎月、シフトの確定日にはお店に出向き自分自身のシフトを確認するというものだ。これも前記同様で、実際に見に行くと店長の怠慢で翌日になったり・・・。ということもあるそうだ。彼・彼女らの本音で言えば交通費を掛けて折角来たのに・・・ったく(ーー;)というわけである。

このシフトを事前に紙で提出をしてもらうという体系、実は事業者側にも決して好ましい方法ではないということに事業者側は気づいていません。
流れを見てみましょう。各人が予定の紙をお店に持ってくる。このときに紛失というリスクを背負います。次に集まった希望シフトを一つ一つ見ながら、各人の月間(或いは週間)の出勤日数を考慮しながら、希望をプロットしていく、次に不足の部分が出た場合など、各人に電話をして、シフトを埋めていくという体系です。だいたい10名のシフトを回す所で30名くらいの登録人員がいるようである。これらの作業時間、特に、希望予約を紙に転記する時間は、その人間のスキルにもよりますが、1日~2日位を要するようである。これを管理者の時給に換算した場合、約3万円弱のコストを無駄に掛けていることになります。どうせ空いている時間だからという人もいるが、空いている時間に人を配置している現状を忘れてしまっているのです。

誰の目に見ても、紙から人の手に頼って作業をするのは非効率的であることはわかります(中には、非常に効率的に行う属人的な人もいるのですが・・・)。
しかし、シフト作成に自分の特権意識を持ち、従業員を思うように扱えるという意識を持つ人にとっては、紙だろうが何だろうが、そこに繰り広げられる付加価値を生まない無駄な活動に生きる喜びを感じるのでしょう。
このような人は、自分の権力を仕事を通して発揮できないために、このような相手が弱い立場のときに権力意識を出し、それが、月一回のコミュニケーションだと豪語するひとさえおります。それで売上が上がっていれば文句は無いのですが、そのような人に限って・・・・。
本来コミュニケーションはOJTの中で発揮されるべきであって、机上で行われるものではありません。(カウンセリングであれば別ですが)。

さて、お互いに良くない現状の体系が保持される原因は何でしょうか?
人は本来保守的で、長年培ってきた方法を変えようとしない体系にも起因しています。
実際、接客や調理等には抜群の力を発揮しますが、シフト作成のような算術的な作業のことは勘弁して欲しいという店長もおります。
このような店長にとってはシフト作成は苦痛以上の何ものでもないのです。しかし、問題意識も持たずに永々と繰り広げられているのです。

解決策は、最も時間のかかっているところを軽減することです。
それは、希望シフトの収集です。 近年携帯電話の普及で殆どの人が携帯電話を保有しています。また、何らかの事情で携帯が保有できない人でも、漫画喫茶や近くの家電店に足を運べばインターネットに接続できる環境にあります。
情報収集のインターフェースとしてこれを使わない手はありません、これらをフル活用することで本人達の希望を取れるわけです、しかも転記の必要もいりません、これだけでも大幅な作業コストの低減が可能になる訳です。
アルバイトをする側にとってもありがたいと思います、理由は、わざわざお店に出向く必要がなく、しかも、確定したシフトはWEBや携帯電話を使って知ることが可能だからです。
また、勤務シフトが携帯電話等でいつでも確認できればありがたいのではないでしょうか。

アルバイトの勤務時間の収集にはいくつかの方法があります。一つは出られる時間帯を登録してもらい、その時間帯でチョイスする方法です。もう一つは、予め勤務区分というものを設け、その時間帯の中で可能な時間を募集する体系です。また、勤務できる可能日もしくは勤務できない非勤務日を募集し、自動で配置する方法など、様々な体系が考えられます。どれを選択するかは、店長の判断に委ねられますが、結論は一つです。
必要な時に必要な人を配置できるまでの時間を限りなく削減する。併せて、アルバイトの自由度を受けいれた形で、お互いに納得の出来る体系を構築することです。

「時は金なり」、この機会に、アルバイトのシフト作成の効率化を本格的に考えてみてはどうでしょうか。

弊社のワークナビは※、このような機能を兼ね備えたソフトウエアです。是非デモでご確認ください。

ワークナビはヒューネットジャパンの登録商標です