ワークナビTOP＞業種別＞シフトと勤怠の結合について

シフト管理と勤怠管理の融合化
	シフト管理と勤怠管理の融合化とは、 シフト管理は事前管理、つまり、事前に必要な人員を確保しなければいけないわけで、それをマネジメントする活動です。 勤怠管理とは、事後管理、つまり、勤務状況の実際を把握・管理するものです。シフト管理が未だ確定していない予定を立てているのに対し、勤怠管理はその結果を記録するものです。 シフト管理と勤怠管理の融合化とは、予定通りに人員の配置が出来ているかをマネジメントすることにあります。 これは、マネジメントサイクルでいうPDCAを回すことにもなります。 つまり、経営的にみれば、シフトと勤怠を結合することは、極めて有効な方法であると考えます。 経営的に極めて有効と判断されても、その評価を得るために、膨大な費用がかかるようではいけません。 簡単に見ていきましょう。 先ず、勤務シフトが作成されます。勤務シフトの作成の仕方には様々な方法がありますので、ここでは割愛をさせていただきます。 マネジメントサイクルで云う「P]に当たります。 次に、勤務シフトどおりに出勤がなされているかの管理が必要とされます。 出勤は文字どおり、事業所に来て働いてもらうことです。では、それをどこで把握するかという点になります。 簡単な例としてタイムレコーダーがあります。しかし、タイムレーダーの前に誰かが張り付いて、本日の出勤者の状況を把握することは無駄が多いと思います。 では、一通り出勤が終わった段階でタイムカードを集めて出勤の情報を把握するという方法はどうでしょうか。 これも、やはり非現実的であることは確かです。一つの勤務であればそれも良しかも知れませんが、三交替勤務となるとその負担は管理以前とも言えるかも知れません。 シフト管理と勤怠管理を融合化させるには、やはりコンピュータの活用が必要となります。 コンピュータ上にシフトが登録されているわけですので、そのとおりの出勤がされているかを確認するのみですので、簡単です。 そのためには入力機器もコンピュータと連動が図れるものがいいでしょう。 入力の専用機という考えもありますが、近年ではパソコンも非常に安価になっておりますので、パソコンを利用することをお勧めします。 つまり、入力機も管理機もコンピュータを使うことで管理が可能となるわけです。 併せて、入力機には、シフトの情報を持たせることで、打刻に来た人がどのようなヒトかを識別することも可能です。 更には、弊社のシステムになりますが、出社すべき人が出社していない場合などは、未出社メールとして当該担当者宛にリアルタイムで送信知ることも可能となります。 ひと昔前になりますが、とある派遣会社で実際に出社していないのにタイムカードが打刻されていたという事件がありました。 シフトとの連動を図ることでこのようなことが回避できるものと思われます。 さて、「D」と「C」は出勤という行為と未出社メール等（弊社では、このシステムですが、実際は、担当者のPCにアラートを入れるなどの様々な工夫が考えられると思います）。の活用でクリアです。 次に「A」ですが、出勤をしていないという事実を把握したとき、その後のアクションは事業所によって異なります。 そのままで良い、という場合は、管理そのものが無くてよいに通じますので、論外ですが、就業状況の把握スキームとして、 その後の施策を取られれば良いのかなと思います。 因みに、弊社のお客様では、その状況をいち早く把握し、代替人員の確保を、当日非番者へ「一括呼出メール」を活用しておられるかたもいらっしゃいます。 また、業務のフォーメーションを瞬時に改定している事業所様もあり、出勤するだろうという希望的観測での出勤体系から脱却しているところが多いことも事実です。 予定通りにいかないというのが世の常ですが、そのような場合でも適切な判断や作業体系が組めるようにするためにも勤務シフトと勤怠管理の融合化は求められていると感じます。 弊社では、当初よりこの理念に基づいてソフトウエア開発を行っており、様々な進化をしております。 皆様の事業所でも考えて見られては如何でしょうか。