休日シフトを作るという視点で考えてみました。 提供:ヒューネットジャパン株式会社
ワークナビTOPへ

ワークナビTOP業種別>休日シフトを作る

休日シフトを作る

勤務シフト表作成導入のお手伝いをしていて、担当者がよく口にするのは、シフト表の作成ではなく、休み表の作成だね!ということを云われます。

確かに、希望の休みを際限なく聞いていくと、シフトを作るというよりは休みのバランスを作ることになってしまいます。
また、休みの登録を行うだけで膨大な時間を要してしまいます。

問題なのは、この休みを登録することが仕事になってしまっているところです。
一人から3日分の予約をもらった場合100人の従業員がいたと仮定し、300件のデータエントリーが必要となるわけです。

仮に一人に1分掛ったと仮定し、300名だと300分、時間に直すと5時間となります。

以外に、この時間の無駄に気がついていない方が多いと感じます。

過日も、それぞれの時間の調整にたった数十人のシフトに2人が2日がかりで表計算のソフトを使って作成している場面に合いました。

時間の無駄という概念が無いというと失礼に当たりますが、時間の削減という視点からは、どうしてもこの5時間を何とかしなければいけません。

あるところで、ようやく休みを入力したところ、中々シフトが出来上がらないという現状に出くわしました。

ようく見ると、日に最高で10名しか休めないので12名いるのが原因でした。

今度は、2名をどこかに移すための葛藤が始まりました。なんと2時間です。

このようなことを過去に経験をしてきて、希望の休みを全て無くした事業所様もありました。(これは極端な例でもあります)

先ずは、休みのエントリーを効率よく行うためには、コンピュータの活用が非常に大切です。

例えば、表計算のソフトウエア等で縦横集計をできるようにすることで瞬時に計算ができますので、間違って多くの休日を割り振ることはないと思います。

ただこの時点では、前述の300時間の軽減とはいきません。

では、どのような方法が好ましいのでしょうか。

一番いい方法は、申請→即終了というパターンです。

この方法として前述のPCを活用する方法もありますが、弊社で実施している携帯電話による希望シフトの収集が便利です。

予め決められたサイトにアクセスし、そこで、希望のお休み等を登録していただき、それをシフトを作成するコンピュータ等に取り込むという方法です。

併せて、この時に前述の日当たりの人数制限を入れることで、早い者勝ちの状態を作ることが可能となり、無駄な労力が減ります。
これにより、前述の5時間が数分で片付くこととなります。

休日を作ることが実はシフト作成において多くの時間を要してしまっていることを述べました。

シフト作成というと以外に何とか自動でできないか等とそちらのほうに目が行きがちですが、実は、公休等の予約収集時に多くの時間が割かれていることに注目してください。

これはこれで、仕事のようで作業としては楽しい?のかも知れませんが、業務効率という視点からは改善する余地が多く存在することとなります。